Проекты

Основные разделы сайта

Подача всех видов документооборота в электронном виде.

Фицнер Федор Викторович,
директор ООО "БиоЛайт-сервис”
 
Предлагается, как во всех цивилизованных странах, заявки, предложения, жалобы и прочие послания подавать по электронной почте во все государственные органы управления. Для этого разместить на  сайтах,  печатных СМИ, формы и образцы подаваемых документов. Так как у многих граждан РБ нет персональных компьютеров, а также навыков работы с ними. Необходимо  в почтовых отделениях, отделениях связи, депутатских комнатах, сельских советах и других организациях ввести платные услуги по оформлению документов.
Это позволит полностью убрать неразбериху с бумагами, исключит неправильное восприятие поданного документа и-за стиля почерка или текста подателя, а также позволит проконтролировать поступление письма и его дальнейшее продвижение.

При соответствующей программной обработке полностью автоматизировать учет и контроль поступающих сообщений по электронной почте.

Для примера:

Форма 1 – жалобы.
Форма 2 – заявки
Форма 3 – предложения
Форма 4 –просьбы и так далее.

Отслеживание сроков их исполнения не составит труда как подателю, так и получателю ( исполнителю).
В данной предлагаемой системе сработает психологический принцип умеренности, особенно при подаче пустых жалоб (потому что, как правило, их подают люди, кому не чем заниматься), а после оказания платной помощи он задумается. За фальшивки и анонимки ответит держатель электронной почты.
Все звонки к первым лицам государственных учреждений, сделать платными,  после внедрения этого предложения, телефонные воры времени дадут простор для выполнения полезных задач руководителям.
В итоге в  экономическом выигрыше окажутся все участники предложенного  проекта.

Ссылка на сайты для изучения опыта:
 
 
Описание экономического расчета.

На примере  двух матриц, мы показываем:

в таблице 1 - денежные параметры;
в таблице 2 - физические параметры.

Для удобства пользователя, таблицы сделаны с разметкой координат:

- по вертикали - цифрами;
- по горизонтали - буквами русского алфавита.

Рассмотрим табл.1:

Поз.1
Основным материалом для изготовления любого документа является бумага А4(297х210 мм) плотностью 80 г/м2. Цена 1 листа приведена для Российской "Снегурочки", хотя рекомендуется использовать более дорогие виды. Для среднего предприятия, взято усредненное значение, равное в день 60 страницам.  В нулевой графе, для удобства расчетов, указаны: Д/ 21-ср.количество дней в месяце; Е/ 258 – дней в год(2004);
Ж/21415 – количество государственных предприятий на сегодняшний день; З/ 461000 –  частных, малых и прочих предприятий на сегодня.

Поз.1 Как видно всем предприятиям приходится тратить  за год немалые суммы денег.

Поз.2 В графах аналогично рассчитаны  бланки строгой отчетности, которые изготавливаются на типографском оборудовании и имеют до 10 степеней защиты с соответствующей ценой.

Поз.3 Чтобы показать расходы для обработки всех вышеперечисленных  документов используется оргтехника, персональные компьютеры, расходные материалы, постоянная сервисная поддержка. Эти расходы согласно мировой практики составляют до 5% при массовом, поточном производстве, 10% и более при мелкосерийном индивидуальном производстве от общих затрат на предприятии. В данном случае сумма  дополнительных средств В1+В2/0,1 составила 300рублей за 1 документ.

Поз.4 Показывает данные с учетом таблицы 2. Затраты на обработку документов.

Поз.5 С учетом, что 1 м2 площади обходится любому предприятию в среднем до 10 евро= 26000 НБ РБ.

Поз.6 Природные ресурсы, в основном древесина являются экспортным сырьем, продаваемым по минимальной цене 10 евро =26000 НБ РБ. Согласно табл.2 видно, что для изготовления 1 листа бумаги требуется 0,001 м3. древесины. Цифра 840 взята из таблицы 1. координата Г/3, общего числа копий документов за один день для малого предприятия.

Позиции 5,6,7,8,9,10,11 носят обобщающий характер расчетов и наглядно показывают суммарные результаты расчетов.

Выводы: При уменьшении числа ненужных документов на 50 процентов, страна получит ощутимый экономический эффект.

Согласно таблицы 1, предприятия всех форм собственности экономят:
- на бумагах - 74 677 842 000 руб.
- на бланках строгой отчетности - 373 389 210 000р.
- на оплате персонала - 751 756 942 800р.
- на аренде  и складских помещениях для хранения - 323 603 982 000р.
- на природных ресурсах - древесине - 194 162 389 200р..

По таблице2:
- cтрана высвободит за год  12 миллионов м2 площадей используемых для хранения документов;
- сохранит 7 млн. кубов древесины или 12 млн. деревьев;
- высвободит  297345000ч/год, или 144062 рабочих дней.
 
Предложения  МССП и Р по уменьшению документооборота в организациях всех форм собственности, государственных малых и средних предприятиях, предпринимателей, Фермерских, свободных профессий.

 

Примерный перечень документов которые выдаются или представляются клиенту-покупателю, (органам)
№ п/п

 

Перечень  применяемых и исполняемых документов, или копий

 

Количество экземпляров, А4

 

Что необходимо сделать

 

 

Протокол согласования цены.

 

 

Отменить.

 

 

Тендерные поставки.

 

2

 

 

Считать  тендеры до суммы =10000Евро не обязательными.

 

 

Договор купли-продажи.

 

2-6

 

Целесообразно при оформлении товара или оказании услуги на сумму менее 10 базовых величин, передачу осуществлять простым актом сдачи-приемки, в котором указывать для зачета  сумму НДС.

 

 

Накладные: ТН и ТТН, Счет фактура по НДС

 

 

2-6

 

 

Выдавать при закупке, услуге свыше 10 базовых величин. Упростить механизм согласования и  сократить сроки получения бланков строгой отчетности субъектами хозяйствования.

 

 

(Копия)  Калькуляция (обоснование цены)

 

2-10

 

 

Отменить обязательную выдачу другим субъектам хозяйствования, оставить для внутреннего пользования. В остальных случаях по согласованию сторон.

 

 

(Копия)  Прейскурант

 

2-10

 

 

Отменить обязательную выдачу другим субъектам хозяйствования, оставить для внутреннего использования в целях информации для клиента и рекламы

 

 

Доверенность (для большинства организаций)

 

1

 

Упростить процедуру выяснения полномочий, в органах государственной власти, в пределах своего региона, разрешить вместо доверенности вынос печати.

 

 

 (Копии)  Лицензий.

 

1

 

Отменить обязательную выдачу другим субъектам хозяйствования, достаточно записи на выданных документах

 

 

(Копия)  Грузовая таможенная декларация, СМРК, паспорт сделки, Инвойс.

 

2-4

 

Отменить обязательную выдачу другим субъектам хозяйствования внутри страны,  иначе нарушается режим коммерческой тайны для первого поставщика

 

 

(Копия)  Сертификат оригинал-зеленый (качества, происхождения)

 

1

 

Не нужен, достаточно записи на выданных документах, остальное в электронной базе и на сайте органов сертификации.

 

 

Дополнительный гарантийный талон.

 

2

 

 Отменить, достаточно талона на стандартных мануалах выдаваемых на технику.

 

 

(Копия)  Свидетельство о регистрации, копии уставных учредительных документов, УНН

 

1-20

 

Прекратить многоразовое представление в органы государственной власти, данные документы есть в базах данных исполкомов, министерств, ведомств и.д. Запретить предоставление нотариально заверенных копий в другие организации. Отменить предоставление свидетельства о регистрации между субъектами хозяйствования, при заключении договоров. 

 

 

(Копия) платежного поручения с круглыми печатями банка

 

1

 

 Отменить обязательное предоставление, достаточно обычного платежного поручения, необходимо улучшать и практиковать работу  с электронными платежами.

 

 

(Регистрация) Договоров уступки, перевода долга, мены и векселей

 

2-4

 

 Отменить, остальное дело бухучета, бирж ценных бумаг  и банков.

 

 


Ежегодно с каждым   изданным нормативным документом растет количество ненужных бумаг,  усложняется работа по оформлению и хранению, что конечно диктуется  большими сроками хранения первичных документов, установленными в 20 веке.

Одна  мелкая услуга  или продажа обходится предприятию в 10 рублей, а выдаваемые бумаги в 1000 рублей. Прибыль составляет миниум, а расходы на  бумаги, технику, оформление - максимальные. Не выполняется основной принцип торговли и услуг «Быстро и качественно  обслужить клиента», уменьшается количество заказов и объемов продаж. При  большом количестве  мелких продаж и  работ,  растет нагрузка на продавцов и бухгалтеров. При стесненных площадях, отсутствии ПК и оргтехники, малые и средние предприятия ежемесячно затариваются горами ненужных бумаг. Налоговые и контролирующие органы теряют много времени и средств, чтобы провести проверку предприятия.
Из-за огромных потерь времени и средств на проверки и контроль государством субъектов хозяйствования, процветает черный и гаражно-дворовый бизнес за наличные деньги.

А ведь еще не учтены другие документы делопроизводства, налогов и бухучета. Беспокоит всех  работа за наличные деньги (кассовые аппараты, инкассация) приходится выражать сочувствие первым лицам  подписывающим документы, бухгалтерам и хранителям архивов. Через 10 лет государство решит топливную проблему и сдачу сырья (макулатуры) без нефти и газа.

Необходимо максимально упростить документооборот и республика только выиграет от этого (Экономический расчет прилагается).

Первичные документы (с/ф, ТН,ТТН, акты, договора) хранить не более 3(двух) лет, согласно Гражданского Кодекса РБ, где оговаривается срок иска. Разработать и согласовать совместно с государственными органами методику  извлечения и списания первичных документов после хранения 3 лет, для всех субъектов хозяйствования. Объявить амнистию по документообороту и сопутствующим санкциям контролирующих органов,  предприятиям, проработавшим и исправно платившим налоги, в республике более 4 лет.

Там где бухучет ведется на ПК использовать хранение и отчетность на электронных носителях информации.