Проекты

Основные разделы сайта

Искусство проводить совещания

Энтони Джей

Функции собрания

Пытаясь понять, зачем люди собираются вместе, давайте рассмотрим шесть основных функций, которые собрания всегда будут выполнять лучше, чем любое самое современное коммуникационное устройство.

1. Собрание — это самое простое и основное определение
для команды, объединения или группы. Присутствующие принадлежат к ней, отсутствующие — нет. Каждый может оглянуться вокруг, увидеть всех членов группы и ощутить ее как единое целое и себя как ее часть. Мы все знаем, к какой группе принадлежим, — заседаем ли мы в совете директоров Universal International, работаем ли во внешнеэкономическом отделе корпорации Flexitube, входим ли в школьный административный совет, играем ли в футбольной команде Ист-Гемптона или несем службу во 2-м взводе 6-й роты 3-го полка.

2. Собрание — это место, где группа проверяет, изменяет, обновляет и добавляет к тому, что она осознает как группа. Каждая группа создает свой собственный фонд из общих знаний, опыта, взглядов, представлений и фольклора. Но этот фонд состоит лишь из того, что индивиды пережили или обсудили как группа, — то есть из того, что известно всем. Такой общий фонд не только помогает членам группы более осмысленно выполнять свою работу, но также существенно повышает скорость и эффективность всех видов коммуникации между ними. Группа знает, что все специфические нюансы и скрытый подтекст в кратком высказывании будут понятны всем членам. Общаясь со «своими», можно не расшифровывать и даже не упоминать массу моментов, которые пришлось бы растолковывать чужаку.

Но этот фонд нуждается в постоянном обновлении, пополнении и подчас устранении заблуждений. Таким образом, простой обмен информацией и идеями, которые члены приобрели независимо друг от друга или в небольших группах с момента последней встречи, является важным фактором укрепления группы. Исследуя и комментируя поступающую информацию, группа осуществляет важный «пищеварительный» процесс, позволяющий отобрать все ценное и отбросить остальное.

Некоторые этологи называют такую способность разделять знания и опыт внутри группы «коллективным разумом», понимая под этим единое сознание, распределен-ное по некоторому количеству индивидов. Они признают, что «коллективный разум» обладает особой творческой силой. Собравшаяся вместе группа людей зачастую способна породить более продуктивные идеи, планы и решения, чем отдельный индивид или же несколько индивидов, работающих в одиночку. Разумеется, итогом собрания также вполне может стать совершенно никчемный результат или вообще отсутствие результатов, если это плохое собрание.

Когда на проблеме сосредоточивается объединенный опыт, знания, мудрость, интуиция и воображение полдюжины человек, многие планы и решения улучшаются и иногда видоизменяются. Первоначальная идея, к которой человек пришел самостоятельно, тестируется по всем параметрам, уточняется, развивается и окончательно оформляется в ходе споров и дискуссий (которые часто действуют на людей как своего рода химические стимуляторы, повышающие их работоспособность), пока не станет удовлетворять намного большему числу требований и не преодолеет гораздо больше возражений, чем могла бы в своем изначальном виде.

3. Собрание помогает каждому индивиду понять коллективную цель, а также каким образом он сам, его работа и работа других людей могут способствовать успеху группы.

4. Собрание обязывает всех присутствующих выполнять принятые на нем решения и стремиться к поставленным на нем целям. Раз уж собрание решило, даже если вы изначально выступали против, ваша принадлежность к группе влечет за собой обязанность согласиться с решением. Альтернатива — это покинуть группу, однако на практике такая дилемма возникает редко. Как правило, неприятие решения внутри организации состоит из одной части реального несогласия и девяти частей недовольства тем, что с человеком не посоветовались, прежде чем его принять. Для большинства людей в отношении большинства спорных вопросов достаточно знать, что их точка зрения была выслушана и учтена, Они могут сожалеть, что группа не последовала их совету, но мирятся с результатом.

Подобно тому как решение команды является обязательным для всех ее членов, так и решение, принятое на совещании вышестоящих лиц, обладает большим весом, чем принятое любым руководителем в одиночку. Согласитесь, что намного труднее оспорить решение совета, чем единоличное решение исполнительного директора. Такой авторитет совещания особенно важен при формировании долгосрочной политики и процессов.

5. В мире менеджмента собрание — зачастую единственное место, где команда или группа на самом деле существует и работает как группа, а менеджер, начальник или директор действительно воспринимается как лидер команды, а не как должностное лицо, перед которым отчитываются нижестоящие. В некоторых сферах деятельности лидер руководит командой, присутствуя лично: бригадир у шахтеров, прораб на стройке, шеф-повар на кухне гостиницы, метрдотель в ресторане или контролер в универмаге. Однако в огромных корпоративных штаб-квартирах ежедневные или еженедельные встречи порой единственная ситуация, когда лидер действительно воспринимается как руководитель команды, а не просто как работник, выполняющий должностные обязанности.

6. Собрание — это арена, где происходит борьба статусов. Не стоит думать, будто люди не озабочены или не должны быть озабочены своим положением относительно других членов группы. Это одна из составляющих человеческой природы, и нам приходится с ней мириться. Недаром в английском языке слово order означает (а) официальную иерархию или неофициально сложившийся порядок подчинения; (б) инструкцию или приказ; и (в) стабильность и надлежащее положение дел, как в выражениях «приведите свои дела в порядок» или «закон и порядок». Все три определения представляют собой разные аспекты одной идеи.

Поскольку собрание часто бывает единственным местом, где люди имеют возможность выяснить свое относительное положение в группе, функция «арены» неизбежна. В ситуациях, когда группа является новой, возглавляется новым лидером или состоит из таких людей, как руководители отделов, конкурирующие друг с другом за продвижение по служебной лестнице и вне собрания не работающие в одной команде, «аренное поведение» проявляется в большей мере, вплоть до стремления полностью доминировать. Вместе с тем такое вряд ли можно наблюдать в давно сложившейся, регулярно встречающейся группе.

Несмотря на то что собрание способно выполнять все вышеперечисленные функции, нет никакой гарантии, что оно сделает это в какой-либо конкретной ситуации. Вполне возможно, что любое собрание станет пустой тратой времени, всеобщим раздражителем или преградой на пути достижения общих целей.