В Беларуси десятки тысяч субъектов хозяйствования уже стали в той или иной степени использовать электронный документооборот. Количество пользователей соответствующих систем постоянно растет. Как и насколько может сегодня бизнес оцифровать бумажные операции – разбираемся вместе с представителями делового сообщества.
По официальным данным, электронный документооборот (для оформления, в частности, накладных) в своей работе уже используют около 33 тыс. субъектов хозяйствования. Теме организации и внедрения ЭДО Минский столичный союз предпринимателей и работодателей посвятил День директора.
Заместитель председателя Совета по внедрению электронного коммерческого документооборота в Беларуси, директор ООО «Электронные документы и накладные» (EDI-провайдер) Вера Куницкая отметила, что бизнес сегодня может перевести в цифровой вид накладные, акты, счета, договоры и прочие юридически значимые документы, а также кадровые документы и ряд других внутренних документов организаций.
Использование электронных накладных в Беларуси является обязанностью для тех коммерческих организаций, которые участвуют в обороте молочной продукции, товаров легкой промышленности, шин, велотоваров, бытовой техники (морозильников, холодильников).
С 1 декабря 2024 г. планируется расширить перечень товаров, оборот которых будет возможен только с использованием электронных накладных.
«Добавляется около 40 новых групп товаров, в т.ч. хлебобулочные изделия, смартфоны, планшеты», – отметила В. Куницкая.
Таким образом, подчеркнула она, сфера применения электронных накладных будет расширяться за счет включения в этот процесс новых товаров и субъектов хозяйствования.
Правда, встречаются случаи, когда внедрение электронного документооборота приводит не к снижению количества бумажных документов, а к их увеличению.
В частности, в сфере торговли с учетом специфики работы между контрагентами существует практика выводить на бумагу электронные накладные, которые в распечатанном виде в три раза толще обычных бумажных, рассказал участникам Дня директора сопредседатель и директор Минского столичного союза предпринимателей и работодателей Виктор Маргелов.
«Каждый магазин закупает молочную продукцию из нескольких молокозаводов, поэтому товарные отчеты с учетом распечатанных электронных накладных становятся огромными», – отметил глава бизнес-союза.
Кроме того, В. Маргелов обратил внимание на то, что существуют технические трудности с аннулированием электронных накладных, когда в них попадают
ошибки.
Вера Куницкая (как представитель EDI-провайдера) пообещала на мероприятии подготовить ответ в части ситуации с товарными отчетами и отметила также, что вопросы с отменой электронной накладной прорабатываются.
В какой мере белорусскому бизнесу может быть полезен электронный документооборот? Что сдерживает переход компаний на безбумажные процессы? На эти и другие вопросы «ЭГ» попросила ответить руководителей компаний, оказывающих бизнесу бухгалтерские и юридические услуги, а также консультирующих субъектов хозяйствования по вопросам оптимизации бизнес-процессов.
Ольга Иваненко, учредитель и коммерческий директор компании «БизнесСтарт»:
– Мы являемся адептом цифровизации документооборота компаний, причем не только в бухгалтерской сфере. Поясню почему на конкретном примере.
В 2016 г. у компании «БизнесСтарт» появился крупный клиент (в организации более 500 сотрудников), у которого очень быстро стало расти количество накладных. В начале их было несколько тысяч, а затем десятки тысяч в месяц. Такой гигантский рост бумагооборота означал, что в связи с необходимостью учета первичных учетных документов предприятию пришлось бы дополнительно нанимать не менее пяти бухгалтеров, а вероятно, и больше.
Однако мы договорились с крупным клиентом о том, что будем помогать переводить документооборот в цифровую форму. Для решения этой задачи мы провели в т.ч. переговоры с контрагентами нашего клиента (поставщиками товаров), для которых внедрение электронного документооборота также оказалось выгодным решением.
Почему? Переход на электронные накладные позволил субъекту хозяйствования не только решить проблему потери бумажных документов, но и подписывать, а также сверять взаиморасчеты в режиме реального времени. В результате, несмотря на увеличение количества накладных с 3 до 40 тысяч, компания «приросла» на участке первичного учета только одним сотрудником.
Этот кейс весьма показателен, поскольку в последующем мы данный опыт масштабировали для других компаний и считаем цифровизацию важным направлением для бизнеса. Переход на электронный документооборот позволяет сократить затраты компаний за счет того, что при масштабировании бизнеса удается минимизировать рост количества сотрудников, занимающихся учетом.
Да, полностью уйти от бумаги, скорее всего, не получится, поскольку системы электронного документооборота не включают всех форм документов, появляющихся в работе различных подразделений компаний.
Но при этом, как показывает практика, зачастую можно автоматизировать и оцифровать порядка 80% трудозатратных участков работы, которые связаны с учетом и генерируют количество бумаг. При этом стоит иметь в виду, что переход на ЭДО требует серьезной подготовки и внедрения стандартов внутри компании, а также соответствующих дополнений в договорах с контрагентами.
Все документы в системах электронного документооборота подписываются электронными цифровыми подписями, поэтому являются полностью легитимными. В практике наших клиентов не было кейсов, когда проверяющие органы предъявляли претензии к тому, что первичные учетные документы были подготовлены в форме электронных документов, а не хранились в бумажном виде.
Сейчас ключевая сложность развития электронного документооборота состоит в том, что соответствующие системы не всегда «дружат» друг с другом. Это приводит к тому, что субъектам хозяйствования для обмена электронными документами с контрагентами приходится пользоваться несколькими системами ЭДО. Хочется надеяться, что данная проблема в обозримом будущем будет решена, и это сильно упростит переход компаний на взаимодействие в цифровом виде.
Евгения Четверикова, директор компании «АйКьюТи Такс энд Лигал» (IQT):
– Мировая практика свидетельствует о переходе бизнеса на электронный документооборот. С учетом возможности сокращения затрат и повышения эффективности работы с данными такой переход, очевидно, может быть полезен и белорусскому бизнесу.
Тем более наше законодательство эволюционирует в сторону того, что электронные документы де-юре становятся полноправным аналогом документов в бумажном виде.
Однако все-таки законодательная регламентация конкретных процессов, которые возникают в деятельности компаний, иногда отличается.
Например, законодательство позволяет первичные учетные документы составлять как на бумажном носителе, так и в электронном виде, в т.ч. в форме электронного документа.
А вот в трудовом законодательстве существует норма, предусматривающая, что в электронном виде могут быть оформлены практически любые кадровые действия, за исключением заключения, продления, изменения трудовых договоров и договоров о полной материальной ответственности.
Поэтому прежде чем расширить применение электронного документооборота в компании, важно тщательно исследовать законодательство в соответствующей области.
Существенным фактором, который сдерживает развитие ЭДО, является также то, что между системами электронного документооборота отсутствует должная интеграция.
Поэтому, чтобы полноценно взаимодействовать с разными контрагентами, необходимо одновременно пользоваться услугами нескольких провайдеров электронного документооборота. Очевидно, такая перспектива приемлема далеко не для всех субъектов хозяйствования, а тем более для малых организаций.
Соответственно, говорить о том, что сейчас можно полностью перейти на электронный документооборот, пока не приходится.
Однако если сравнивать динамику за последние 5 лет и происходящие изменения, в т.ч. расширение использования электронных накладных, то тренд по переходу на ЭДО очевиден.
В целом электронный документооборот вытесняет бумажный, но остаются техническо-регуляторные моменты, которые могут сдерживать этот процесс. Свежее подтверждение сказанному – анонсированный переход индивидуальных предпринимателей на подачу налоговых деклараций исключительно в электронном виде, который не состоялся по техническим причинам.
Очевидно, они будут решены и тренд на цифровизацию документооборота белорусского бизнеса, как и во всем мире, в Беларуси однозначно продолжится.
Экономическая газета: https://neg.by/novosti/otkrytj/elektronnyy-dokumentooborot-vytesnyaet-bumazhnyy/
