Искусство проводить совещания

1. Собрание — это самое простое и основное определение
для команды, объединения или группы. Присутствующие принадлежат к ней, отсутствующие — нет. Каждый может оглянуться вокруг, увидеть всех членов группы и ощутить ее как единое целое и себя как ее часть. Мы все знаем, к какой группе принадлежим, — заседаем ли мы в совете директоров Universal International, работаем ли во внешнеэкономическом отделе корпорации Flexitube, входим ли в школьный административный совет, играем ли в футбольной команде Ист-Гемптона или несем службу во 2-м взводе 6-й роты 3-го полка.

2. Собрание — это место, где группа проверяет, изменяет, обновляет и добавляет к тому, что она осознает как группа. Каждая группа создает свой собственный фонд из общих знаний, опыта, взглядов, представлений и фольклора. Но этот фонд состоит лишь из того, что индивиды пережили или обсудили как группа, — то есть из того, что известно всем. Такой общий фонд не только помогает членам группы более осмысленно выполнять свою работу, но также существенно повышает скорость и эффективность всех видов коммуникации между ними. Группа знает, что все специфические нюансы и скрытый подтекст в кратком высказывании будут понятны всем членам. Общаясь со «своими», можно не расшифровывать и даже не упоминать массу моментов, которые пришлось бы растолковывать чужаку.

Но этот фонд нуждается в постоянном обновлении, пополнении и подчас устранении заблуждений. Таким образом, простой обмен информацией и идеями, которые члены приобрели независимо друг от друга или в небольших группах с момента последней встречи, является важным фактором укрепления группы. Исследуя и комментируя поступающую информацию, группа осуществляет важный «пищеварительный» процесс, позволяющий отобрать все ценное и отбросить остальное.

Некоторые этологи называют такую способность разделять знания и опыт внутри группы «коллективным разумом», понимая под этим единое сознание, распределен-ное по некоторому количеству индивидов. Они признают, что «коллективный разум» обладает особой творческой силой. Собравшаяся вместе группа людей зачастую способна породить более продуктивные идеи, планы и решения, чем отдельный индивид или же несколько индивидов, работающих в одиночку. Разумеется, итогом собрания также вполне может стать совершенно никчемный результат или вообще отсутствие результатов, если это плохое собрание.

Когда на проблеме сосредоточивается объединенный опыт, знания, мудрость, интуиция и воображение полдюжины человек, многие планы и решения улучшаются и иногда видоизменяются. Первоначальная идея, к которой человек пришел самостоятельно, тестируется по всем параметрам, уточняется, развивается и окончательно оформляется в ходе споров и дискуссий (которые часто действуют на людей как своего рода химические стимуляторы, повышающие их работоспособность), пока не станет удовлетворять намного большему числу требований и не преодолеет гораздо больше возражений, чем могла бы в своем изначальном виде.

3. Собрание помогает каждому индивиду понять коллективную цель, а также каким образом он сам, его работа и работа других людей могут способствовать успеху группы.

4. Собрание обязывает всех присутствующих выполнять принятые на нем решения и стремиться к поставленным на нем целям. Раз уж собрание решило, даже если вы изначально выступали против, ваша принадлежность к группе влечет за собой обязанность согласиться с решением. Альтернатива — это покинуть группу, однако на практике такая дилемма возникает редко. Как правило, неприятие решения внутри организации состоит из одной части реального несогласия и девяти частей недовольства тем, что с человеком не посоветовались, прежде чем его принять. Для большинства людей в отношении большинства спорных вопросов достаточно знать, что их точка зрения была выслушана и учтена, Они могут сожалеть, что группа не последовала их совету, но мирятся с результатом.

Подобно тому как решение команды является обязательным для всех ее членов, так и решение, принятое на совещании вышестоящих лиц, обладает большим весом, чем принятое любым руководителем в одиночку. Согласитесь, что намного труднее оспорить решение совета, чем единоличное решение исполнительного директора. Такой авторитет совещания особенно важен при формировании долгосрочной политики и процессов.

5. В мире менеджмента собрание — зачастую единственное место, где команда или группа на самом деле существует и работает как группа, а менеджер, начальник или директор действительно воспринимается как лидер команды, а не как должностное лицо, перед которым отчитываются нижестоящие. В некоторых сферах деятельности лидер руководит командой, присутствуя лично: бригадир у шахтеров, прораб на стройке, шеф-повар на кухне гостиницы, метрдотель в ресторане или контролер в универмаге. Однако в огромных корпоративных штаб-квартирах ежедневные или еженедельные встречи порой единственная ситуация, когда лидер действительно воспринимается как руководитель команды, а не просто как работник, выполняющий должностные обязанности.

6. Собрание — это арена, где происходит борьба статусов. Не стоит думать, будто люди не озабочены или не должны быть озабочены своим положением относительно других членов группы. Это одна из составляющих человеческой природы, и нам приходится с ней мириться. Недаром в английском языке слово order означает (а) официальную иерархию или неофициально сложившийся порядок подчинения; (б) инструкцию или приказ; и (в) стабильность и надлежащее положение дел, как в выражениях «приведите свои дела в порядок» или «закон и порядок». Все три определения представляют собой разные аспекты одной идеи.

Поскольку собрание часто бывает единственным местом, где люди имеют возможность выяснить свое относительное положение в группе, функция «арены» неизбежна. В ситуациях, когда группа является новой, возглавляется новым лидером или состоит из таких людей, как руководители отделов, конкурирующие друг с другом за продвижение по служебной лестнице и вне собрания не работающие в одной команде, «аренное поведение» проявляется в большей мере, вплоть до стремления полностью доминировать. Вместе с тем такое вряд ли можно наблюдать в давно сложившейся, регулярно встречающейся группе.

Несмотря на то что собрание способно выполнять все вышеперечисленные функции, нет никакой гарантии, что оно сделает это в какой-либо конкретной ситуации. Вполне возможно, что любое собрание станет пустой тратой времени, всеобщим раздражителем или преградой на пути достижения общих целей.