Положение о Комитете по корпоративной этике ОО "Минский столичный союз предпринимателей и работодателей"

БОЙКО Валерий Аркадьевич, председатель Комитета по этике, директор ООО "Налан"

 

 Введение

 Данный регламент разрешения споров («Регламент») разработан в целях создания механизма, который позволял бы вынести решение в отношении претензий, связанных с нарушениями Корпоративной этики.

Кроме Регламента, в качестве нормативной базы разрешения споров используются:

- Устав МССПиР;

- Хартия корпоративной и деловой этики; делового сообщества РБ;

- Кодекс чести предпринимателей г. Минска.

- Этические нормы членов МССПиР

 Определения

 «Хартия» означает нормативные документы корпоративной и деловой этики, которыми руководствуются члены МССПиР ,оговоренные абзацем выше.

«Комитет» означает Комитет МССПиР по корпоративной этике, рассматривающую споры на основании подаваемых нарушений корпоративной этики.

«Разбирательство спора» означает процедуру рассмотрения определенного дела Комитетом по корпоративной этике МССПиР

«Инициирующая Сторона» означает любое юридическое или физическое лицо, подающее претензию в соответствии с положениями Регламента.

«Ответчик» означает сторону, против которой была подана претензия.

«Стороны» означает юридические или физические лица, вопрос о нарушении между которыми (или о нарушении в отношении принципов корпоративной этики) подлежит рассмотрению Комитетом по корпоративной этике МССПиР.

Статья 1 – Общие положения

1.1. Комитет по корпоративной этике является постоянно действующим комитетом в составе МССПиР.

1.2. Комитет рассматривает споры, связанные исключительно с нарушением общих принципов корпоративной этики, сформулированных в нормативной базе. Принимаются к рассмотрению претензии по фактам нарушения корпоративной этики совершенного после принятия комплекта документов по этическим нормам членов МССПиР. Рассмотрение предмета и юридических аспектов спора в судах не является препятствием для рассмотрения этого спора Комитетом МССПиР по корпоративной этике.

1.3. Условием рассмотрения претензии Комитетом МССПиР по корпоративной этике является членство хотя бы одного участника спора в МССПиР.

1.4. Комитет МССПиР по корпоративной этике состоит из Председателя Комитета и 4 членов Комитета. Председатель Комитета и его члены (арбитры) назначаются Президиумом МССПиР и могут быть освобождены от должности по собственному желанию либо Президиумом МССПиР.

Исключение из Состава членов комитета может быть произведено:

1) на основании письменного заявления члена;

2) Решением Президиума простым большинством в случаях:

- нарушения этических принципов независимости и беспристрастности в принятии решений, настоящего Регламента, а также других нарушений, несовместимых с деятельностью члена Комитета.

1.5. Предусматривается возможность рассмотрения спора по инициативе:

1) двух заинтересованных сторон;

2) одной заинтересованной стороны;

3) собственной инициативе МССПиР (по решению Президиума или Председателя Комитета).

1.6. Споры, которые не были разрешены посредством дружеских переговоров сторон или с привлечением членов Комитета направляются на рассмотрение в Комитет. Комитет проводит слушание выступлений сторон, участвующих в споре, после окончания разбирательства Комитет выносит решение.

1.7. Конфиденциальность.

1.7.1. С момента принятия претензии к рассмотрению Комитетом, вся процедура рассмотрения и принятия Решений является строго конфиденциальной.

1.7.2. Обязанность по сохранению конфиденциальности сведений, полученных в ходе рассмотрения претензии распространяются на Стороны спора и их представителей, арбитров и иных членов Комитета экспертов, а также Президиума, которые также не вправе использовать ее в своих интересах и интересах третьих лиц.

1.7.3. Стороны разбирательства обязуются соблюдать конфиденциальность, оформляя подписку соответствующей формы, изложенной в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

1.7.4. Разглашение конфиденциальной информации любым из лиц, имеющих отношение к разбирательству процедуры – как предумышленное, так и непредумышленное, - квалифицируется как нарушение корпоративной этики и подлежит рассмотрению Комитетом МССПиР.

1.8. Функции, порядок проведения заседаний и принятия решений:

1.8.1. Комитет по корпоративной этике принимает решения по следующим вопросам:

- утверждения решений Председателя Комитета о приеме претензии к рассмотрению либо мотивированного отказа претензии к рассмотрению;

- контроля выполнения Решений Комитета и, в случае его неисполнения (ненадлежащего его исполнения) применение мер по их реализации;

- внесение в особых случаях предложений о рассмотрении отдельных споров, имеющих особое общественное значение в сложных с точки зрения принятия решения, на заседании Президиума МССПиР.

1.8.2. Комитет арбитров под руководством Председателя Комитета проводит заседания не реже одного раза в три месяца:

- для заседаний Комитета кворум составляет не менее половины от общей численности Комитета;

- решение считается принятым, если за него проголосовало не менее 3-х арбитров;

 

Статья 2 – Подача претензии

2.1. Претензия должна быть подготовлена в письменной форме.

2.2. Претензия должна включать следующее:

а) информацию об Инициирующей Стороне и Ответчике;

б) краткое изложение фактической стороны спора;

в) предполагаемое нарушение этических норм и конкретные статьи Хартии, которые предположительно были нарушены;

2.3. Претензия должна быть подписана представителем Инициирующей Стороны, обладающим надлежащими полномочиями по таким вопросам. Им же должны быть подписаны обязательства по конфиденциальности.

2.4. К претензии прилагаются любые документы, включая информационные, подтверждающие факт нарушения этики.

 

Статья 3 – Предварительная проверка

3.1. После получения претензии (либо претензий в случае одновременного обращения Сторон), дело передается Председателю Комитета МССПиР по корпоративной этике («Председатель»).

3.2. Председатель рассматривает претензию в срок не более 3 календарных дней с даты ее получения и предварительно определяет, подлежит ли предмет настоящей претензии рассмотрению в Комитете МССПиР и сообщает заявителю надлежащим образом.

3.3. Если претензия не соответствует предмету и задачам деятельности Комитета или не была составлена надлежащим образом, она возвращается Инициирующей Стороне (Сторонам) с мотивированным отказом. Решение об отказе принимаются на заседании Комитета, направляется письмом или передается под роспись представителю (ям) Инициирующей Стороны (сторон);

3.4. Если Председатель предварительно определяет, что содержание и форма претензии соответствуют Регламенту, то она принимается к рассмотрению. Принятое решение утверждаются на заседании Комитета, о чем письменно уведомляется Инициирующая Сторона (Стороны) и Ответчик, которому в этом случае копии претензии и прочие документы направляются письмом или передаются представителю Ответчика.

 

 

Статья 4 – Предварительные действия, направленные на разрешение спора

4.1. После поступления уведомления о получении Ответчиком копий претензии и прилагающихся документов, обеими Сторонами, в случае из одновременного обращения, уведомления о принятии к рассмотрению Председатель должен связаться с обеими сторонами с предложением о мирном урегулировании спора, который послужил причиной подачи претензии.

4.2. На данном этапе Председатель должен предложить Сторонам провести переговоры или назначить нейтрального арбитра из состава членов Комитета с целью оказания содействия в переговорах с указанием срока, предоставляемого для урегулирования, который не должен превышать 7 календарных дней.

4.3. Если переговоры или участие посредника привели к успешному разрешению спора, разбирательство прекращается, о чем составляется итоговый документ, который подписывается обеими сторонами и членом Комитета.

4.4. Если переговоры не были успешными в предоставленные сроки, либо Стороны (одна из Сторон) отказались от урегулирования спора, производится подготовка к слушаниям в Комитете.

4.5. В этом случае Председатель направляет Ответчику уведомление о необходимости предоставить в Комиссию отзыв на претензию Инициирующей Стороны в течение семи календарных дней с момента получения Ответчиком уведомления.

4.6. В письменном отзыве Ответчик должен обозначить свою позицию по рассматриваемому вопросу.

 

Статья 5 – Заседание Комитета

5.1. Непредставление Ответчиком письменного отзыва в Комитет в установленный срок считается отказом участвовать в процедурах разрешения спора в Комитете, и дело может быть рассмотрено на основании Претензии Инициирующей Стороны.

5.2. Председатель Комитета (его заместитель) назначает дату и место проведения слушаний. О времени и месте проведения слушания Сторонам должно быть отправлено письменное уведомление, либо передаваемое под роспись представителям Сторон.

5.3. Комитет должен приложить все усилия для обеспечения проведения слушания не позднее 7 календарных дней с даты начала процедуры разбирательства спора.

5.4. Слушание дела может происходить в отсутствие Сторон, если Стороны были надлежащим образом уведомлены о месте проведения слушания (уведомление считается надлежащим, если в Комиссию поступило подтверждение на получение Сторонами извещения).

5.5. На слушании Комитет обязан предоставить Сторонам равные возможности для представления своих аргументов. Каждая сторона вправе участвовать в слушании самостоятельно или через своего представителя. Комитет вправе задавать вопросы любой из Сторон.

5.6. Порядок слушания и определение необходимости получения дополнительной информации находятся в полной компетенции у Комитета.

5.7. Если Комитет после слушания выступлений Сторон считает, что он может вынести решение, арбитры прекращают слушание и приступают к процедуре вынесения решения без участия Сторон.

5.8. Если Комитет принимает решение о необходимости затребования дополнительной информации для дальнейшего разбирательства, назначается последующее слушание. Даты и сроки представления дополнительно устанавливаются Комитетом, но не могут превышать 7 календарных дней.

5.9. В ходе слушаний Комитет имеет право привлекать при необходимости экспертов, в том числе юристов на платной основе, при условии подписания ими обязательств по сохранению конфиденциальности. Расходы экспертов возлагаются на Стороны в равных долях.

 

Статья 6 – Решение Панели арбитров

6.1. В решении Комитета должно быть указано следующее:

- краткое описание фактической стороны дела;

- установление либо отсутствие факта (или фактов) заявленного нарушения Хартии корпоративной этики или других нормативных документов.

В отношении нарушителя Кодекса могут быть приняты одно из следующих решений:

6.1.1. заявленное нарушение Хартии место не имело;

6.1.2. информация принимается к сведению в случае ее малозначительности или разрешения спора между участниками конфликта;

6.1.3. нарушителю дается срок для устранения причин, приведших к нарушению Кодекса, после чего вопрос повторно рассматривается Комитетом;

6.1.4. доведение информации о действиях (поступке) нарушителя до сведения всех членов Союза (через почту, Интернет, бумажные носители информации, документы Союза);

6.1.5. рекомендации Президиуму об исключении из Союза либо приостановлении членства в Союзе;

6.1.6. распространение сведений о поступке (действиях) нарушителя за пределы Союза (в СМИ, государственные и общественные органы, другие союзы предпринимателей, предприятиям).

6.1.7. решения 6. 1. 4. и 6. 1. 5. вступают в силу лишь после их утверждения Президиумом Союза.

6.1.8. Решения 6. 1. 3. и 6. 1. 5. исполняются секретариатом (пресс-центром) Союза.

6.2. Решение Комитета имеет силу, если оно было принято большинством голосов. Комитет должен приложить все усилия, чтобы ее решения были единогласными. В случае несогласия отдельных арбитров с Решением, его несогласие указывается как особое мнение.

6.3. Решение комитета является строго конфиденциальным.

 

Статья 7 – Выполнение Решения

 7.1. Председатель обязан незамедлительно направить копии Решения Комитета Сторонам, участвующим в споре и Председателю МССПиР.

7.2. Если в Решении указано, что нарушение Хартии не было установлено, разбирательство прекращается.

7.3. Если в Решении указано, что нарушение Хартии имело место, Стороны в течение семи календарных дней обязаны договориться о взаимоприемлемом разрешении спора с учетом Решения Комитета.

 

Статья 8 – Порядок уплаты сбора при обращении в Комитет, его возврата и расходования средств.

8.1. При подаче претензии в Комитет МССПиР по корпоративной этике, Инициирующая Сторона (стороны в случае одновременного обращения) уплачивают сбор в сумме 50000 рублей для членов МССПиР и 150000 рублей не для членов МССПиР.